Chọn thuê địa điểm tổ chức hội thảo, sự kiện với 20 câu hỏi

Việc lựa chọn địa điểm là vấn đề quan trọng  trong kế hoạch tổ chức một sự kiện. Đôi khi bạn chỉ xem qua vài thông tin, hình ảnh từ các trang web và vội vàng đưa ra lựa chọn, dẫn đến khi đến nơi bạn phải hoang mang vì thực tế không như bạn tưởng tượng. Không gian bên ngoài  đã xuống cấp, chất lượng dịch vụ kém, thiếu những thứ mà bạn cần.. là những điều  bạn không thể nhìn thấy nếu không trực tiếp khảo sát thực tế. Phòng hội thảo tại Đà Nẵng – Sunrise sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức với  20 câu hỏi sau đây:

phòng tổ chức sự kiện tại đà nẵng
[Trước tiên] 
01. Ghi lại địa chỉ, email, số điện thoại liện hệ của người phụ trách quản lý cho thuê địa điểm
02. Kiểm tra xem địa điểm có trống thời gian khi bạn tổ chức sự kiện không?
[Tại địa điểm]
03. Tìm hiểu xem giao thông tại địa điểm có thuận lợi cho người tham dự không?
– Có gần bến tàu,xe, máy bay, ngã 4, đường lớn, trung tâm thu hút và thuận tiện với người tham dự không
04. Tìm hiểu về việc thi công sản xuất của các nhà cung cấp.
– Cần chuẩn bị những gì để có thể vào thi công sản xuất (các khách sạn, tòa nhà là đăng kí CMT người thi công…)
– Kích thước hành lang, cầu thang, thang máy (có thang chuyên dụng chở đồ hay không) nếu làm ở những tầng cao và có nhiều thiết bị cồng kềnh.
– Địa điểm dừng đỗ xe cho các đơn vị cung cấp sản xuất. Nếu không thì cần phải bố trí 1 khu vực đỗ xe.
05. Tìm hiểu giao thông xung quanh địa điểm có hay bị tắc nghẽn không, khoảng thời gian tắc đường vào lúc nào và kéo dài trong bao lâu.
06. Nếu địa điểm không có chỗ nghỉ hoặc ít chỗ, cần tìm hiểu thêm những khách sạn, nhà nghỉ xung quanh khu vực tổ chức một cách thuận tiện nhất.
[Bên ngoài của địa điểm]
07. Địa điểm có phù hợp với style sự kiện của bạn? 1 buổi hội thảo kinh doanh cao cấp thì không nên tổ chức ở 1 hội trường tiệc cưới.
08. Tìm những điểm độc đáo (bên trong và bên ngoài địa điểm tổ chức) có thể kết hợp với ý tưởng dàn dựng của bạn.
09. Đánh giá tổng thể (vị trí, hình thức, vệ sinh…) và so sánh với các địa điểm khác.
[Bên trong]
10. Ghi lại những phòng, khu vực phù hợp để tổ chức sự kiện của bạn (layout tổng thể, chức năng, màu sắc … )
11. Kiểm tra chiều cao trần nhà, chiều rộng cửa ra vào nếu bạn có những thiết bị hay đồ trang trí cỡ lớn.
12. Sức chứa tối đa của địa điểm (bao gồm cả có bàn ghế được kê theo kiểu nào… hay không có)
13. Xem xét kỹ cách bố trí của căn phòng nếu như nó có các cột trụ, sẽ ngăn cản tầm nhìn của người tham dự hay có những khu vực có hình dạng bất thường gây cản trở hoạt động.
14. Hỏi về cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm:
– Thiết bị âm thanh ánh sáng
– Sàn sân khấu
– Đồ vật trang trí trong phòng
– Bàn ghế
– Nguồn điện (đủ công suất và có máy phát dự phòng không)
– Những thiết bị, dịch vụ nào được cung cấp thêm miễn phí khi thuê địa điểm (máy chiếu, màn chiếu, giấy bút …)
[Các hoạt động tại địa điểm]
15. Cần lưu ý, các địa điểm thường không cho phép:
– Mang đồ ăn từ ngoài vào hoặc tự nấu để sử dụng.
– Sự kiện quá ồn ào và có thể gây mất trật tự an ninh.
– Sử dụng rượu của bạn mang vào có thể mất phí phục vụ. Tùy nơi sẽ có cách tính phí khác nhau.
[Ăn uống]
16. Loại thức ăn được phục vụ.
17. Có phòng ăn riêng không?
18. Tối đa có thể cung cấp được bao nhiêu suất ăn cùng lúc.
19. Vị trí của bếp so với phòng tổ chức sự kiện.
[Giá cả]
20. Tìm hiểu giá trung bình của các địa điểm và giá bao gồm:
– Phí thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện và thời gian chuẩn bị sự kiện
– Các dịch vụ phục vụ kèm theo tính phí (gửi xe, nhân viên phục vụ…)
– Hoa hồng
– Chi phí tối thiểu chưa bao gồm VAT
Hy vọng những câu hỏi trên phần nào giúp được các bạn có những đánh giá tổng quát về địa điểm sẽ sử dụng để tổ chức sự kiện.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *