Yếu tố vàng để tổ chức hội thảo thành công

Hội thảo là một sự kiện được nhiều công ty, doanh nghiệp, trường học … lựa chọn để đóng góp ý kiến, giới thiệu thông tin, sản phẩm mới hoặc cũng có thể là truyền đạt thông điệp tới khách hàng. Một buổi hội thảo thành công khi thu hút được nhiều khách mời và có tính quảng bá cao.

Bởi vậy, qua bài viết này Phòng hội thảo tại Đà Nẵng sẽ cung cấp tới bạn đọc những công đoạn để thực hiện một buổi hội thảo thành công.

1. Hoạch định.

Đây là công đoạn đầu tiên và tối quan trọng, nó quyết định rất lớn sự thành công của một hội thảo.Trong công đoạn này, cần phải xác định đầy đủ các yếu tố liên quan như: Chủ đề, Cách thức, Mục tiêu của hội thảo, Thành phần tham dự: các thành viên, khách mời, Địa điểm,  thời gian, Lịch trình, Tiến độ thực hiện, Ngân sách, kinh phí dự trù, Nhân sự, Công tác hậu cần…,

Trong đó việc xác định mục tiêu cụ thể và địa điểm của hội thảo là rất quan trọng, nó sẽ là chỉ số kiểm chứng giúp đánh giá mức độ thành công cũng như quy mô của hội thảo.

2. Trong khi thực hiện.

Giai đoạn này bao gồm các bước như thông báo sự kiện, công tác hậu cần, thực hiện lịch trình của buổi hội thảo.

– Thông báo sự kiện: Có những hội thảo chỉ cần thông báo bằng thư mời trực tiếp đến những đối tượng cụ thể. Ngược lại, có những hội thảo cần được thông báo trên các kênh thông tin đại chúng; thậm chí cần phải được quảng bá một cách rộng rãi nhằm thu hút sự quan tâm của nhiều người, nhiều tổ chức.
– Triển khai công tác hậu cần: Công tác này liên quan nhiều đến việc chuẩn bị cơ sở vật chất và dịch vụ phục vụ hội thảo. Trong đó, cơ sở vật chất bao gồm hội trường, bàn ghế, thiết bị nghe nhìn (máy tính, máy chiếu, màn chiếu, âm thanh, ánh sáng…) các tài liệu, hình ảnh trực quan hóa, các phụ liệu khác…

 

phòng hội thảo đà nẵng

                                Không gian hội trường cho hội thảo

– Thực hiện lịch trình hội thảo: Đây là công tác liên quan trực tiếp đến việc hội và thảo, bao gồm:

Người chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức sự kiện phải có danh mục các công việc cần kiểm tra trước khi bắt đầu hội thảo.
Người điều hành hội thảo rất cần đảm bảo về mặt thời gian, kiểm soát thời gian.Bởi vì, có những hội thảo mà các phần trình bày chưa thực sự đi vào trọng tâm của chủ đề hội thảo và vượt xa thời gian quy định trong chương trình; hay có những ý kiến tranh luận đi quá xa so với chủ đề, mục tiêu mà hội thảo đang hướng đến. Vai trò của người điều hành là rất cần thiết để đảm bảo chương trình hội thảo không bị phá vỡ. Hình thức thảo luận trong hội thảo phải được xác định rõ ràng ngay từ khi lập kế hoạch. Đồng thời tính linh hoạt, uyển chuyển của người điều hành là rất cần thiết nhằm đưa ra hình thức thảo luận phù hợp nhất và phát huy tối đa sự đóng góp của những người tham dự.
Sao lưu diễn biến hội thảo là kỹ thuật nhằm trực quan hóa và sao lưu lại những kết quả bàn bạc, đóng góp của những người tham dự. Thông thường, ban tổ chức sẽ lưu lại những hình ảnh của hội thảo, biên bản tốc ký kết quả thảo luận, các tài liệu minh họa cho nội dung trình bày kết quả thảo luận. Tất cả những tài liệu này sẽ giúp ban tổ chức trong việc đánh giá, báo cáo sau hội thảo.
Cuối cùng là tóm tắt kết quả thường được sử dụng trong phần cuối cùng của chương trình. Phần này, người điều hành sẽ tóm tắt những kết quả đã đạt được thông qua thảo luận, đóng góp ý kiến từ phía đại biểu tham dự. Nếu phải thành lập nhóm (tổ) công tác cho các hoạt động sau hội thảo thì người điều hành cũng nên thông báo và thành lập nhóm trước khi kết thúc hội thảo.

3. Sau khi thực hiện.

Đây là công đoạn thuộc về phần hậu kỳ nhưng không kém phần quan trọng, bởi những ý kiến, đề xuất, giải pháp, kết luận trong hội thảo phải được hệ thống lại để báo cáo cho các tổ chức, cá nhân có liên quan và tổ chức thực hiện chúng.
Công đoạn này bao gồm hai bước cơ bản:

– Tổng kết – đánh giá – báo cáo: Dựa trên tất cả những tài liệu sao lưu diễn biến hội thảo như đã trình bày ở trên, bạn phải làm công tác báo cáo, trong đó tổng kết lại tất cả ý kiến, đề xuất liên quan đến chủ đề hội thảo và đánh giá mức độ thành công của hội thảo dựa trên các mục tiêu đã đặt ra trong phần hoạch định hội thảo. Báo cáo này phải được gửi đi cho các cá nhân, tổ chức có liên quan để thực hiện.

– Theo dõi – thực hiện: Trong bản báo cáo phải bao gồm nội dung về phần việc sẽ được thực hiện tiếp theo. Thông tin về nội dung công việc cần phải thực hiện, ai thực hiện, khi nào, ở đâu, thời gian hoàn thành, kinh phí… phải được đề cập rõ ràng, chính xác. Dựa vào kết quả đó, người điều phối hoạt động sẽ điều hành và giám sát tiến độ thực hiện các công việc sau hội thảo.

Trên đây là những chia sẻ của Sunrise – Đơn vị cho thuê văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, cho thuê Phòng đào tạoPhòng Hội thảo tại Đà Nẵng nhằm phát huy những công năng toàn vẹn của hội thảo, đảm bảo tính dân chủ trong khâu đưa ra quyết định, đồng thời tối ưu hóa đóng góp vào lợi ích nhóm.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *